Mevzuat Takibi Kişiye Değil Sisteme Nasıl Bağlanır?

Birçok kuruluşta mevzuat takibi bir kişiye bağlıdır. O kişi izne çıktığında ya da işten ayrıldığında takip sessizce durur. Yönetim sistemi standartları, yasal şartların belirlenmesini ve güncel tutulmasını ister, ancak bunun bir kişinin hafızasında değil izlenebilir bir kayıt sisteminde yaşaması gerekir.

Birincil kaynağı ve statüyü kaydedin

Bir düzenlemeyi haberden ya da özetten kaydetmek, hata riskini artırır. Birincil kaynağı, yani resmî yayın metnini kayda alın. İkincil kaynakları yalnızca bilgilendirme için kullanın. Kayıtta kaynak türü açıkça görünsün.

Statü karışıklığı sık yaşanır: taslak, kabul edilmiş, yayımlanmış ve yürürlüğe girmiş birbirinden farklı aşamalardır. Taslak bir metne göre aksiyon almak, yürürlükteki kuralı kaçırmak kadar sorunlu olabilir.

Dört tarihi ayrı tutun

Yayım, yürürlük, uygulama ve geçiş tarihleri aynı olmak zorunda değildir. Bir düzenleme bugün yayımlanıp bir yıl sonra yürürlüğe girebilir, belirli yükümlülükler için ek geçiş süreleri tanımlanabilir. Dört tarihi ayrı sütunlarda tutmak, hangi tarihte hangi aksiyonun gerektiğini netleştirir.

Tarihleri kaynaktan alın ve değişiklik olduğunda kaydı güncelleyin, eski değeri de saklayın.

Uygulanabilirlik kararını gerekçeyle yazın

Her düzenleme her kuruluşa uygulanmaz. Uygulanabilirlik kararı 'evet', 'hayır' ya da 'kısmen' olabilir. Önemli olan karara gerekçe yazmaktır. 'Faaliyetimizde bu madde kapsamında ürün bulunmuyor' ifadesi denetimde savunulabilir, boş bırakılmış bir 'uygulanmaz' ise savunulamaz.

Madde bazında takip gerekiyorsa, düzenlemenin tamamı yerine ilgili maddeleri ayrı satırlara alın. Böylece aksiyonlar maddeyle eşleşir.

Aksiyon, sorumlu ve kapanış kanıtı

Uygulanabilir bulunan her gereklilik için bir aksiyon, bir sorumlu, bir termin ve bir kapanış kanıtı tanımlanır. Kanıt, aksiyonun yapıldığını gösteren belgedir: güncellenmiş prosedür, eğitim kaydı, ölçüm raporu. Kapanış kanıtı olmayan aksiyon, yapıldı sayılmaz.

Dönemlik gözden geçirme ile kayıtların güncelliği kontrol edilir. Gözden geçirmenin kendisi de kayıt altına alınır.

Sık Yapılan Hatalar

• Mevzuat takibini tek bir kişinin hafızasına bırakmak.
• Haber ve özetleri birincil kaynak gibi kaydetmek.
• Taslak, kabul ve yürürlük statülerini karıştırmak.
• Uygulanabilirlik kararını gerekçesiz bırakmak.
• Aksiyonu kapanış kanıtı olmadan kapatmak.

Başlamadan Önce Kontrol Listesi

• Her kayıtta birincil kaynak ve madde numarası var mı?
• Statü ve dört tarih (yayım, yürürlük, uygulama, geçiş) ayrı alanlarda mı?
• Uygulanabilirlik kararı gerekçeyle yazıldı mı?
• Aksiyon, sorumlu ve termin atandı mı?
• Kapanış kanıtı tanımlandı mı?
• Dönemlik gözden geçirme planlandı mı?

Denetim ve Yönetim Ne Sorar?

Yönetim sistemi denetçisi, yasal şartların nasıl belirlendiğini ve güncel tutulduğunu sorar. Kişiye bağlı bir yöntem tarif ederseniz süreklilik sorgulanır. Kaynak, statü, karar ve kanıt zincirini gösterebilirseniz sistemin kişiden bağımsız işlediği görülür.

İlk Otuz Günde Ne Yapılır?

1. Birinci hafta: mevcut mevzuat listenizi birincil kaynak ve madde bilgisiyle yeniden kaydedin.
2. İkinci hafta: statü ve dört tarihi ayrı alanlara girin.
3. Üçüncü hafta: uygulanabilirlik kararlarını gerekçeyle yazın.
4. Dördüncü hafta: uygulanabilir maddeler için aksiyon, sorumlu, termin ve kanıt tanımlayın ve dönemlik gözden geçirmeyi takvime koyun.

Kimler İçin Uygundur?

Entegre yönetim sistemi, hukuk, kalite, çevre, İSG ve sürdürülebilirlik sorumluları aynı kayıt sistemini kullandığında, aynı mevzuat için farklı birimlerde farklı kayıtlar tutulması sorunu da ortadan kalkar. Böylece bir değişiklik tüm ilgili birimlere aynı anda görünür.

Sonuç olarak kişiye bağlı bir mevzuat takibi, o kişi değiştiğinde sıfırlanır. Kaynak, statü, tarih, karar, aksiyon ve kanıt zinciri yazılı ise yeni gelen kişi de aynı kayıttan devam edebilir. Sistemin değeri, ilk günden değil, ilk kişi değişikliğinde ortaya çıkar.

Kurgusal örnek

Bir kuruluş yeni yayımlanan bir yönetmeliği kaydediyor. Birincil kaynak resmî metin, statü yayımlanmış, yürürlük tarihi altı ay sonra. Uygulanabilirlik kararı iki maddede evet, diğerlerinde hayır. İki madde için aksiyon açılıyor, sorumlular ve terminler atanıyor. Örnek kurgusaldır.

Sık Sorulan Sorular

Bu içerik güncel mevzuat veri tabanı mıdır?
Hayır. Mevzuatın kendisini sağlamaz. Takibi izlenebilir bir düzene bağlayan yöntem ve araçlar sunar.

Tek kişi yeterli değil mi?
Kişi gerekli ama yeterli değil. Kişi değişse bile sistemin işlemesi için kayıt, karar ve aksiyon zincirinin yazılı olması gerekir.

Bu yazı bilgilendirme amaçlıdır. Mevzuat ve standart gereklilikleri için güncel resmî metinleri ve belgelendirme kuruluşunuzu esas alın. Örnekler kurgusaldır.